Dans le monde des affaires dynamique d'aujourd'hui, la gestion efficace des stocks est essentielle pour garantir une opération fluide et la satisfaction client optimale.
NetSuite, un système PGI basé sur le cloud, offre une solution complète et robuste pour gérer tous les aspects de votre entreprise, y compris les stocks. L'une des fonctionnalités clés réside dans la capacité de tracer les envois internationaux à travers les registres de réception des expéditions. Cette fonctionnalité améliore non seulement la visibilité sur votre processus de gestion des stocks, mais assure également la précision et l'efficacité dans le suivi des marchandises dès qu'elles quittent le fournisseur jusqu'à leur arrivée dans votre entrepôt. De plus en plus de nos clients choisissent d'utiliser cette fonctionnalité "relativement" nouvelle de NetSuite. Elle est particulièrement utile pour les entreprises qui traitent de grosses expéditions internationales de leurs fournisseurs. Elle offre une alternative simple et native à NetSuite comparée à des solutions personnalisées plus compliquées.
Dans ce guide, nous allons explorer comment configurer et utiliser les enregistrements de réception d'expédition dans NetSuite, en mettant en lumière leur importance et les avantages qu'ils apportent à vos opérations commerciales.
Ce guide est divisé en deux parties :
Utilisation de l'enregistrement standard de réception d'expédition : Instructions pour utiliser la fonctionnalité standard.
Personnalisations populaires : Présentation des personnalisations les plus demandées pour cette fonctionnalité.
Configuration des Enregistrements de Réception d'Expédition dans NetSuite
Prérequis
Avant de plonger dans le processus de configuration, assurez-vous d'avoir les autorisations ou rôles nécessaires assignés dans NetSuite pour accéder et gérer les enregistrements de réception d'expédition. Cela implique généralement des rôles liés à la gestion des stocks ou aux opérations d'entrepôt.
Pour activer les réceptions d'expéditions, naviguez vers :
Setup > Company > Enable Features > Transactions et cochez la case "Inbound Shipment Management".
Créer un nouvel enregistrement de réception d'expédition
Accéder au module de réception d'expédition : Depuis votre tableau de bord NetSuite, naviguez vers : Transactions > Purchases > Create Inbound Shipments.C'est ici que vous pourrez créer et gérer vos enregistrements de réception d'expédition.
Créer un nouvel enregistrement de réception d'expédition : Cliquez soit sur "Create Inbound Shipment" dans le panneau de navigation, soit sur le bouton "New Inbound Shipment" pour commencer à entrer les détails d'une nouvelle expédition.
Lier les bons de commande : Vous pouvez lier la réception d'expédition à un ou plusieurs bons de commande en sélectionnant les bons de commande pertinents. Cette étape est cruciale pour suivre les articles et les quantités attendues dans l'expédition.
Ajouter des articles depuis la liste déroulante : NetSuite filtrera automatiquement les articles en fonction du bon de commande sélectionné sur la ligne actuelle.
Autres colonnes : En plus des colonnes standard, plusieurs autres colonnes sont utiles :
Quantity Billed : Rempli automatiquement par NetSuite après la création d'une facture pour ce bon de commande/article. Initialement vide lors de la création de l'enregistrement de réception d'expédition [Non modifiable].
Quantity Expected : Ce champ est sourcé à partir du bon de commande, mais peut être modifié par l'utilisateur. La quantité saisie peut être inférieure à celle du bon de commande mais pas supérieure (pour résoudre ce problème, nous avons créé une personnalisation que vous pouvez consulter dans notre second blog sur la réception d'expédition) [Modifiable].
Allocated Demand : Applicable uniquement si votre instance utilise l'allocation manuelle.
Ajouter des coûts additionnels : Naviguez vers l'onglet intitulé "Landed Cost" dans l'enregistrement de réception d'expédition.
Spécifier les catégories de coûts : Dans la section des coûts additionnels, vous devez spécifier les différentes catégories de coûts associées à cette expédition. Les catégories courantes incluent le fret, les droits, les taxes, l'assurance et les frais de manutention, selon les catégories de coûts définies dans votre instance.
Saisir les détails des coûts : Pour chaque catégorie de coûts, entrez les détails pertinents, y compris le montant du coût et la méthode d'allocation des coûts. NetSuite propose plusieurs méthodes d'allocation, telles que par poids, quantité, valeur ou allocation manuelle, permettant de répartir les coûts avec précision entre les articles de l'expédition.
Devise : Cela peut être défini sur n'importe quelle devise disponible dans votre instance, le système utilisera le dernier taux de change pour convertir la valeur en devise de base utilisée par votre instance.
Lier les coûts aux articles (par bon de commande) : En allouant les coûts à chaque catégorie, assurez-vous qu'ils sont correctement liés aux articles spécifiques de l'expédition. Cela garantit que les coûts additionnels sont reflétés avec précision dans la valorisation des stocks pour ces articles.
Revoir et sauvegarder : Après avoir saisi tous les coûts additionnels et leurs allocations, vérifiez les informations pour vous assurer de leur exactitude. Une fois confirmées, sauvegardez les mises à jour de l'enregistrement de réception d'expédition. NetSuite ajustera automatiquement la valorisation des stocks pour les articles associés afin de refléter les coûts additionnels ajoutés. Les détails ci-dessus peuvent être saisis ou supprimés à tout moment avant que l'enregistrement ne soit reçu ou que la "Propriété" ne soit prise.
Prendre Possession
Prendre possession : Comme son nom l'indique, cela vous permet de prendre possession de l'expédition. Cela peut être fait à différentes étapes du processus complet et dépend des termes convenus entre vous et votre fournisseur/vendeur.
Avant de prendre possession, passez en revue les détails de l'expédition pour vous assurer de leur exactitude. Cela inclut la vérification des articles, des quantités et de tous les coûts associés, tels que les coûts additionnels, qui sont correctement enregistrés dans l'enregistrement de réception d'expédition. Après cette étape, vous ne pourrez plus apporter de modifications au tableau des articles.
Impact sur les Stocks et la Comptabilité : Prendre possession change le statut des articles de stock dans l'instance NetSuite, affectant vos enregistrements comptables. Le système comptera ces articles comme faisant partie de votre solde d'actifs de stocks, et tous les coûts associés, comme les coûts additionnels, seront appliqués à la valeur des articles.
Recevoir l'Expédition
Recevoir l'expédition : Naviguez vers le bouton "Receive" en haut à gauche de votre enregistrement de réception d'expédition et procédez.
Cela vous mènera à une page similaire à celle avant de créer des réceptions d'articles, sauf que c'est pour tous les articles enregistrés dans l'enregistrement de réception d'expédition (voir capture d'écran).
Vous pouvez recevoir partiellement la commande, comme pour la réception d'articles, et la compléter à une date ultérieure. Cela définira le statut de l'enregistrement de réception d'expédition comme "Partially Received".
Impact sur les Stocks : La réception de l'expédition change le statut des articles de stock dans l'instance NetSuite, impactant particulièrement vos enregistrements de stocks. Le système comptera ces articles comme faisant partie de votre inventaire disponible, vous pouvez maintenant utiliser ces articles pour d'autres transactions (par exemple, bons de commande, bons de commande, ordres de transfert, etc.).
Personnaliser l'Enregistrement de Réception d'Expédition
La personnalisation de l'enregistrement est quelque peu limitée au scripting, mais il existe des moyens d'ajouter de nouvelles colonnes et champs à cet enregistrement.
Ajouter des champs de corps
Il existe deux manières différentes de le faire.
Customization > List, Records, & Fields > Other Record Fields
Cela vous mènera à une page comme indiqué sur l'image ci-dessous, où vous pouvez entrer les détails de votre champ personnalisé respectif et ensuite le sauvegarder pour l'appliquer à l'enregistrement de réception d'expédition.
2. Ouvrez n'importe quel enregistrement de réception d'expédition en mode "Edit" et survolez le coin supérieur droit de la page sur "Customize" et cliquez sur "New Field".
Ajouter des champs de table d'articles/sous-liste
Cette méthode est utilisée pour ajouter une nouvelle colonne à la table des articles. Vous ne pouvez pas ajouter une autre colonne à la table des coûts additionnels sans scripting.
Customization > List, Records, & Fields > Other Sublist Fields
Cela vous mènera à une page comme indiqué sur l'image ci-dessous, où vous pouvez entrer les détails de votre champ personnalisé respectif et ensuite le sauvegarder pour l'appliquer à l'enregistrement de réception d'expédition.
En résumé, bien qu'il existe de nombreuses façons de personnaliser davantage vos enregistrements, chaque voie peut nécessiter l'utilisation de divers scripts adaptés à vos besoins spécifiques. Chez Sky High, notre vaste expérience dans la personnalisation des enregistrements pour une large gamme de clients nous dote d'une expertise unique pour répondre à vos besoins individuels.
Si vous avez besoin d'une assistance spécialisée, nous sommes plus que prêts à mettre notre expertise à votre service. N'hésitez pas à nous contacter pour explorer comment nous pouvons vous aider à atteindre vos objectifs de personnalisation.
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